出張雑記Part14 宿泊証明書の話し①領収書との違い

宿泊したことを証明してもらうために領収書か宿泊証明書などをもらいますが、領収書と宿泊証明書では目的が違ってきます。

領収書は、仕事上で必要なものをいくらで購入したかを証明してくれるもので、金額が記載されていることが重要となります。

仕事上で必要なものを社員が立て替えて購入した商品の金額を会社が支払ってくれることになりますので、当然ながら使った実費精算となります。

ヨドバシカメラとかビックカメラだとポイント還元があったりしますが、それは会社の経費で購入したものだからポイント返せみたいなことを会社に言われたことはありませんし、私の友人・知人の会社でそこまで指摘されることはないみたいですが、会社によっては、購入することが多い量販店のポイントカードを作って、仕事上で商品を買う場合に買う人を決めてその人が必ず買いに行くようにして、ポイントをためて、忘年会の景品を買っている場合もあるようですが、会計の知識はありませんので、それが良いのか悪いのかはわかりません。（それが問題であればすでに指摘を受けているでしょうからそこまで厳しくはないと思いますが）

宿泊証明書ですが、領収書と大きく違うのは、金額の記載がないことです。

宿泊証明書には、

①宿泊者氏名

②宿泊した日

③宿泊施設の印鑑

④上記の者（宿泊者のこと）が宿泊したことを証明します　という文

これがあれば基本的にはよいと思います（ネットで検索してもほとんどがこんな感じでしたので）

＜この画像は、素材ラボが公開している宿泊証明書のサンプルです＞

個人的に認識している宿泊証明書の意味は、例えば会社規定の宿泊費が１０，０００円で、実際に宿泊したホテルが８，０００円だった場合、宿泊費に関しては会社によって実費精算の場合もありますが、規定の宿泊費が、実際の宿泊費に関係なく支払われる場合があります。

実際の宿泊費が８，０００円でも会社規定の宿泊費は１０，０００円ですから、１０，０００円が支払われますが、そうなるとその社員は２，０００円得したことになります。

会社は２，０００円を社員に支給したことになり、社員にとっては所得になってしまいます。

２，０００円であればそれほど大きな金額ではありませんが、毎月１０日宿泊するような出張族の場合、毎月２０，０００円、１年間で２４０，０００円の所得になりますので大きな金額となってしまいます。

そうなると会社にとっても社員にとっても経費扱いにできなくなって残念なことになってしまいますので、会社は領収書ではなく宿泊証明書を宿泊利用した社員に提出させることで、実際の宿泊費がいくらかは知ることなく、会社規定の宿泊費を支払うことができます。

社員は、運よく会社規定の宿泊費よりも安く泊まることが出来て、浮いたお金で夕食代に当てることが出来ます。

で、本題はここからで、私としては先に書いた通り領収書＝金額記載あり、宿泊証明書＝金額記載なしだと思っています。

３、４年前くらいであれば出張先で宿泊したホテルで、大手ではないホテルの場合、宿泊証明書の存在を知らなかったと言われたことも何度かありましたし、そういうホテルの場合は、宿泊証明書の何も書いていない紙を持参しておいて、ここにこのように書いてほしいと伝えるしかありません。

最近はホテル指定の宿泊証明書のみ発行しますというホテルがあったり、宿泊証明書の

用紙を持参してもらえれば書きますというホテルがあったりしますが、それはホテルの都合なので仕方ないのですが、最近あったのは、金額記載の宿泊証明書しか発行しませんというものでした。

結論から先に言えばそれは受付の人の勘違いだったのですが、そこのホテルは全国に１０店舗以上あるホテルチェーンだったので、同じ系列のホテルでは、金額の記載なしの宿泊証明書をもらえたことを伝えたり、こちらで持参している宿泊証明書（金額を記載する欄がない）に印鑑押してもらえれば良いと伝えましたが、ホテルの宿泊証明書でなければ発行できないと言われて、「これはどうしようかな」と思っていたら、上司の人が来て、金額記載なしの宿泊証明書を発行できますと言って素早く発行してくれました。

ビジネスホテルとして全国展開しているホテルなのにこういうこともあるのかと思う出来事でした。

色々な会社の社員が宿泊している訳ですから、会社毎の規定も違いますし、日本だけではなく海外の宿泊者も多いでしょうから色々なパターンを覚えておく必要があって大変だと思いますけど領収書ではなく宿泊証明書が発行されるようになってから何年も経っていると思いますので、そのくらいは覚えてほしいなと思いました。